Integrity Policies
Those of us who are part of CCRC have committed to act with:
Autonomy
Honesty
Responsibility
Transparency
Innovation
Etic
Respect
Accountability
Integrity
Competence
Políticas de Integridad Ética, Compliance y Anticorrupción
Manual de Organización y Procedimientos
- Organigrama
- Junta de Fundadores
- Patronato
- Consejo Directivo:
- Representación Legal
- Coordinador Jurídico
- Coordinador Administrativo
- Direcciones:
- Dirección de Atestiguamiento de Contrataciones Públicas
- Dirección de Evaluación de Políticas Públicas
- Dirección de Cooperación Internacional
- Dirección de Seguimiento y Supervisión a la Gestión Pública
- Dirección de Ética, Cumplimiento y Anticorrupción
- Dirección para el Gobierno Abierto y Participación Ciudadana
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ii. Funciones de cada área o responsable
Junta de Fundadores: Órgano de gobierno integrado por los miembros fundadores. Es responsable de vigilar que se cumplan los objetivos para los cuales fue creada la Asociación.
Patronato: Órgano de carácter consultivo responsable de establecer el diseño estratégico de las acciones de la asociación con miras a la consecución de su objeto social.
Consejo Directivo: Estructura que contempla la parte operativa de la Organización mediante seis Direcciones sobre los siguientes rubros:
- Dirección de Atestiguamiento de Contrataciones Públicas
- Dirección de Evaluación de Políticas Públicas
- Dirección de Cooperación Internacional
- Dirección de Seguimiento y Supervisión a la Gestión Pública
- Dirección de Ética, Cumplimiento y Anticorrupción
- Dirección para el Gobierno Abierto y Participación Ciudadana
En ellas se dividen temáticamente los principales rubros que abarca el objeto social de la Organización junto con las actividades principales que se han conducido hasta la fecha. Cada Dirección está orientada por un especialista, coordinador y gestor del área correspondiente. Por ello, el trabajo conjunto y simultáneo entre las Direcciones brinda solidez a las acciones concretas que realiza la Organización. En esta medida, la comunicación certera y constante entre las diferentes Direcciones Ejecutivas y los equipos de trabajo correspondientes, propicia los mejores resultados posibles por parte de la Organización de manera integral.
Las funciones establecidas para cada Dirección son las siguientes:
Dirección Ejecutiva de Atestiguamiento de Contrataciones Públicas: Esta Dirección está encargada de las acciones y responsabilidades que ONG CCRC tiene como Testigo Social, conforme a sus acreditaciones ante la Secretaría de la Función Pública, el Gobierno del Estado de México y otros entes públicos. Para ello, coordina las intervenciones de los representantes del Testigo Social en los diferentes actos públicos de los procedimientos de contratación, así como la elaboración de testimonios sobre las observaciones, comentarios, propuestas y sugerencias. Esta Dirección genera lineamientos y políticas internas que permiten contar con un proceso de intervención confiable y estandarizada, conforme a la expectativa que este mecanismo de participación genera ante la ciudadanía.
Dirección Ejecutiva de Evaluación de Políticas Públicas: Esta Dirección se encarga de examinar y analizar el panorama de los ejercicios de ponderación sobre el diseño, ejecución, resultados e impacto entre otros valores que surgen como consecuencia de las acciones de gobierno encaminados a la atención de problemas públicos. Para ello, asimismo, realiza un acercamiento permanente con las áreas responsables de esta función pública en el gobierno para sensibilizar acerca de la importancia de la tarea en sí, así como de la pertinencia de incorporar un tercero imparcial, objetivo y profesional para el buen logro de las mismas. A este respecto, la Dirección Ejecutiva de Evaluación de Políticas Públicas tiene a su cargo promover y fortalecer las metodologías que hacen posible el enfoque de la Evaluación Ciudadana como forma de intervención en esta cuestión pública.
Dirección Ejecutiva de Cooperación Internacional: Esta Dirección realiza acciones de vinculación con instituciones y organismos nacionales e internacionales, con el objeto de impulsar iniciativas de transparencia e integridad que ayuden a reducir la corrupción y la impunidad a nivel regional, nacional, estatal y local. Entre las iniciativas impulsadas desde esta Dirección está el seguimiento de la implementación y monitoreo de la Convención de las Naciones Unidas contra la Corrupción (CNUCC), así como la implementación de reformas anticorrupción a la legislación mexicana, que favorezcan la formulación de políticas públicas orientadas a la exigencia de un gobierno transparente y responsable. A partir de estas acciones, la Organización participa en redes con los sectores académicos, público, empresarial y de la sociedad civil, así como agencias nacionales e internacionales de financiación de proyectos.
Dirección Ejecutiva de Seguimiento a la Gestión Pública: Esta Dirección tiene a su cargo el establecimiento de programas de seguimiento a la operación de políticas públicas. En ese sentido, las acciones de esta Dirección se centran en la generación y coordinación de actividades como el acompañamiento ciudadano a la gestión pública o el monitoreo de servicios públicos. Asimismo, tiene la función de sistematizar inquietudes de las comunidades en relación con sus gobiernos y fomentar la adopción de esquemas de integridad y anticorrupción en los sectores académico, público, empresarial y de la sociedad civil.
Dirección Ejecutiva de Ética, Cumplimiento y Anticorrupción: Esta Dirección tiene a su cargo la implementación de programas de ética empresarial para personas morales, con el propósito de fomentar el desarrollo de una cultura donde prevalezcan la integridad, la legalidad, el cumplimiento normativo y las buenas prácticas en los negocios públicos y privados, empleando las metodologías y herramientas de las mejores prácticas internacionales, así como las establecidas en la legislación mexicana.
Dirección Ejecutiva para el Gobierno Abierto y Participación Ciudadana: Esta Dirección realiza tareas de vinculación con los entes públicos y organismos, tendientes al desarrollo de esquemas mediante los cuales el acceso a la información pública gubernamental se convierta en la llave para que los ciudadanos y los servidores públicos accedan a una efectiva rendición de cuentas. También tiene a su cargo acciones de investigación, así como actividades de participación ciudadana como el acompañamiento ciudadano a la gestión pública o el monitoreo de trámites y servicios públicos. A partir de esta Dirección, la Organización realiza estudios, participa en foros públicos y enlaza sus actividades a partir de redes temáticas del sector académico, público, empresarial y de la sociedad civil.
Encargado de la Función de Compliance: La principal función del encargado de compliance es el desarrollo de una cultura del cumplimiento en la organización. Se puede definir la cultura de cumplimiento como el conjunto de valores y de conocimientos que coadyuvan a que los miembros de una organización cumplan las leyes y las mejores prácticas éticas en el ejercicio de su actividad y en la toma de decisiones.
El órgano de compliance establecido al efecto comprobará que existan y se difundan los parámetros de conducta que deben observar las personas de la organización o incluso los terceros que se vinculan con ella, para ayudarles a prevenir, detectar o gestionar del mejor modo posible los riesgos de compliance identificados en las diferentes áreas de la organización, y sus responsabilidades serán las siguientes:
- Llevar a cabo un análisis de riesgos en materia de ética empresarial, así como sus revisiones periódicas.
- Establecer un comité de ética de la organización, en coordinación con el director ejecutivo, el cual será presidido del encargado de la función de compliance.
- Diseñar el plan de trabajo anual en materia de prevención de riesgos.
- Implementar controles para proteger a una organización de esos riesgos, incluyendo acciones en las cuatro líneas de defensa.
- Monitorear, detectar e informar sobre la efectividad de esos controles en la gestión de los riesgos.
- Organizar el programa de capacitación y asegurarse que todos los empleados, voluntarios, y terceras partes, de ser el caso, asisten a las sesiones de capacitación y entrenamiento, así como llevar a cabo eventos de difusión y socialización de las políticas de integridad.
- Resolver las dificultades de cumplimiento a medida que ocurren y asesorar al personal de la organización para cumplir de mejor manera con sus obligaciones en línea con las políticas de integridad, particularmente en casos de ´´dilemas éticos´´.
- Asesorar a la empresa sobre normas y controles, así como los requerimientos establecidos por las leyes.
- Cultivar y establecer una relación de confianza con los directivos, empleados y terceras partes para generar incentivos hacia una cultura de la integridad.
- Trabajar con los directivos de la organización y con los responsables de los procesos internos en la identificación de deficiencias en las políticas y procedimientos y formular propuestas de mejora.
- Realizar todas las acciones necesarias para asegurarse que tanto la línea de denuncia, como los mecanismos de investigación y los procesos disciplinarios internos funcionan de manera adecuada, así como informar oportunamente a los directivos, y en su caso, a las autoridades correspondientes en caso de conductas indebidas en línea con las políticas de integridad.
- Documentar todas las acciones del sistema de gestión del cumplimiento en la organización.
- Preparar un informe anual en materia de cumplimiento, integridad y anticorrupción, el cual deberá someter a la consideración del órgano de gobierno.
La función de finanzas. Esta sección establece los principios generales y las bases de operación de la función de finanzas en la organización, la cual se erige como apoyo para la ejecución de las labores sustantivas de todas las áreas en razón de la responsabilidad de la asignación eficiente de los recursos financieros para que operen con eficacia, así como la de gestionar los recursos financieros en línea con las políticas de integridad.
La función de finanzas corresponde al representante legal de ONG Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas, A.C.
Principios generales:
- El encargado de la función de finanzas establecerá los controles financieros y no financieros en línea con las mejores prácticas contables y administrativas generalmente aceptadas.
- El encargado de la función de finanzas será el responsable de la elaboración del plan presupuestario anual, el cual será puesto a consideración del órgano de gobierno; el plan presupuestario contará con las proyecciones de ingreso y gasto.
- De igual manera, al inicio de cada año, el encargado de la función de finanzas pondrá a consideración del órgano de gobierno las proyecciones financieras de gastos asignados a cumplir con las políticas de integridad de la organización.
- El encargado de la función de finanzas de la organización será el responsable de asignar el presupuesto adecuado a cada uno de los programas y direcciones que componen la organización, con el propósito de que estas puedan llevar a cabo las actividades encomendadas.
- Todas las acciones y decisiones de la función de finanzas deberán ser documentadas siguiendo los principios de claridad, transparencia, probidad, razonabilidad y eficiencia, siguiendo también los principios de las políticas de integridad.
- La función de finanzas establecerá los formatos financieros que considere pertinentes para que cada uno de los empleados de la organización reporte el uso de los recursos financieros asignados, de ser el caso.
- El encargado de la función de finanzas podrá designar a un despacho contable externo para llevar la contabilidad de la organización siguiendo los principios de contabilidad generalmente aceptados, así como lo establecido por la legislación fiscal.
- El encargado de la función de finanzas deberá de asegurarse que las relaciones comerciales con empresas y gobiernos se apeguen a los controles establecidos por las políticas de integridad de la organización.
- El encargado de la función de finanzas elaborará un reporte financiero anual, el cual se hará del conocimiento del órgano de gobierno; una vez aprobado el reporte financiero anual por el órgano de gobierno se archivará de la forma adecuada.
- El encargado de la función de finanzas velará por la integridad financiera de la organización así como por la salvaguarda de todos los bienes muebles e inmuebles de la organización, siguiendo los principios establecidos por las políticas de integridad y apegado al propósito de generar una cultura de la integridad horizontal y transversalmente en toda la organización con la premisa de cero tolerancia a la corrupción.
iii. Proceso general de la empresa
Análisis de la solicitud petición del cliente o de análisis de convocatoria o invitación: durante este proceso se estudian las necesidades que tiene el cliente, con el propósito de generar un proyecto que ayude a mejorar sus procesos o actividades. Como resultado de este proceso se elabora un programa de trabajo y un presupuesto u oferta.
Elaboración del programa de trabajo: durante este proceso se desarrollan las acciones establecidas de acuerdo al programa de trabajo aprobado, con el objeto de cumplimentar las necesidades del cliente, así como contribuir los servicios requeridos. Entre otras acciones, durante este proceso, se ponen en marcha la implementación de metodologías de análisis, capacitaciones y estructura de las visitas de apoyo empresarial.
Entrega del servicio: este proceso se lleva a cabo de acuerdo con el programa de trabajo aprobado, por lo que la entrega de productos se realiza de acuerdo a los tiempos establecidos dentro del cronograma acordado. Este proceso puede estar acompañado de reuniones con el cliente, para asegurar el cumplimiento a entera satisfacción de los servicios solicitados.
Seguimiento y monitoreo de resultados: este proceso se refiere al seguimiento a los servicios entregadas para comprobar la eficacia de las acciones implementadas por la organización.
Cuadro 1. Proceso general de la empresa
II. Código De Conducta
ONG Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas, A.C. se adhiere a los principios fundamentales de ética, como un conjunto de valores que inspiran la actuación de los miembros de la Organización y que guían su conducta cuando actúan a nombre de la Organización, como honestidad, imparcialidad, eficiencia, confidencialidad, excelencia y responsabilidad ambiental, social y comunitaria.
La ética institucional es una brújula que nos guía en un mundo donde los valores y principios se relativizan y flexibilizan, pero nuestra Organización se compromete a seguir los más altos estándares de ética institucional.
i. Valores
El conjunto de valores y principios que guían a ONG Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas, A.C. son:
- Autonomía: Nuestra asociación es una organización de la sociedad civil, no gubernamental, sin fines de lucro, apartidista, cuyas decisiones dependen exclusivamente de sus órganos de gobierno (Asamblea General, Patronato, Junta de Fundadores, Consejo Directivo).
- Honestidad: La labor de la Organización se enfoca al cumplimiento de su objeto social, sin intervenir en actividades ajenas y mucho menos contrarias a dicho objeto, y sin representar intereses particulares de ningún tipo. Nuestros asociados y colaboradores trabajan con estricto apego a los principios éticos y profesionales de nuestra organización.
- Respeto: Nuestra organización está abierta a la sociedad que interactúa con gobierno y sociedad en todos los ámbitos, ya sean actores sociales, academia, sectores económicos, etc., siempre respetando la pluralidad de ideas y creencias en torno a los asuntos públicos.
- Responsabilidad: Reconocemos el papel que juegan la sociedad civil en el desarrollo de nuestro país. Por ello, asumimos con orgullo la responsabilidad que conlleva el ser partícipe en la construcción de un futuro mejor para todos.
- Rendición de cuentas: Nuestro objetivo como Organización es propiciar el desarrollo de nuestra sociedad con el trabajo que realizan las instituciones públicas de gobierno y con las personas de todos los sectores sociales. El principio de rendición de cuentas, de acuerdo a nuestro fin último, va dirigido a la sociedad y será ella quien nos demande la eficacia de nuestro trabajo.
- Transparencia: Claridad en nuestros fines, claridad en nuestras acciones, claridad en nuestros logros, claridad en nuestros compromisos.
- Competencia: Conscientes de que entre mayor sea el número de organizaciones que trabajan en favor del desarrollo, mayor es el esfuerzo y los resultados, también reconocemos la importancia de realizar nuestras actividades buscando siempre e mejor desempeño posible y mejorando la eficacia de nuestras acciones.
- Innovación: Incorporamos nuevas metodologías y nuevos enfoques como parte de nuestras tareas cotidianas, por ello consideramos la iniciativa y la innovación como un principio fundamental: a viejos problemas, nuevas propuestas.
- Integridad: Nuestra Organización se compromete a regir sus acciones y decisiones con apego a los principios y valores éticos descritos en este Código.
ii. Conductas Prohibidas
ONG Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas, A.C. rechaza cualquier tipo de conducta que tenga por objeto obtener ventajas indebidas y cuenta con una política de tolerancia cero a la corrupción; por ello se compromete a implementar una política anticorrupción de acuerdo a los lineamientos de las mejores prácticas internacionales.
Todos los directores, empleados, voluntarios y terceras partes asociadas con nuestra Organización tienen prohibido ofrecer, dar o recibir cualquier tipo de ventaja, sea monetaria o no monetaria, para llevar a cabo cualquier proyecto.
ONG Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas, A.C. se compromete a prevenir, detectar, sancionar y promover la erradicación de la corrupción en las actividades realizadas por sus directores, consultores, investigadores, auditores, capacitadores, colaboradores y voluntarios de los servicios que ofrece como empresa.
ONG Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas, A.C. rechaza cualquier tipo de corrupción, soborno, fraude, peculado, concusión o cohecho, por lo que establece estrategias preventivas y mecanismos de control interno y exige que su Personal se conduzca con apego a los valores institucionales y principios de actuación contenidos en este Código de Ética.
ONG Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas, A.C. rechaza cualquier tipo de práctica de soborno, fraude, competencia desleal y cualquier otra práctica deshonesta o acción que contravenga leyes nacionales, tratados internacionales o estándares extranjeros.
Los directores, consultores, investigadores, auditores, capacitadores, colaboradores, voluntarios y todos aquellos que participen de los servicios que ofrece ONG Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas, A.C., como empresa, tienen prohibido hacer o recibir cualquier forma de pago ilícito, que tenga como objeto obtener cualquier tipo de ventaja de la relación con algún cliente, proveedor o colaborador.
ONG Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas, A.C. prohíbe que sus directores, consultores, investigadores, auditores, capacitadores, colaboradores, voluntarios y todos aquellos que participen de los servicios que ofrece como empresa, realicen, oferten o acepten pagos o beneficios con el fin de agilizar algún servicio.
ONG Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas, A.C. desaprueba y sanciona que sus directores, consultores, investigadores, auditores, capacitadores, colaboradores, voluntarios y todos aquellos que participen de los servicios que ofrece como empresa, reciban cualquier tipo de regalo que pueda comprometer su desempeño imparcial y honesto.
iii. Difusión entre todos los miembros de la organización, así como al público en general
ONG Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas, A.C., establece los principios que deben cumplir las y los colaboradores de la empresa, al desempeñar cargo o función al tanto al interior como al exterior.
ONG Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas, A.C. establece esta serie de valores que las y los colaboradores deben resaltar en el desarrollo de sus actividades, esto a partir de promover el respeto a los derechos humanos, igualdad y no discriminación, equidad de género, integridad, cooperación, transparencia proactiva y el fomento de la rendición de cuentas.
El procedimiento de difusión al interior de la empresa, establecido para el aseguramiento del seguimiento de este Código de Conducta, se da en dos niveles. El primero, a través de la instrucción inicial a todo aquel que decida colaborar en la organización. Y, como segundo nivel, de manera periódica a través de campañas de sensibilización vía correo electrónico, así como mediante sesiones de capacitación y fortalecimiento de los valores institucionales que orientan el quehacer de quienes colaboran en la ONG Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas, A.C.
El procedimiento de difusión hacia el público en general se da a través de los recursos digitales que cuenta la empresa: portal institucional, redes sociales, así como bajo demanda, habilitando para ello, el correo institucional.
Con este Código de Conducta, ONG Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas, A.C., cuenta con reglas que establecen la forma en cómo las y los colaboradores deberán actuar al momento de establecer una vinculación ya sea con un ente público o privado, esto en materia de contratación de alguno de los servicios que son ofrecidos, solicitudes y/o licencias presentadas, solicitud de acceso a apoyos con organismos públicos, privados, nacionales e internacionales entre otros.
III. Sistemas de Control, Vigilancia y Auditoría
Introducción
Con el objeto de establecer un sistema de control, vigilancia y auditoría, así como de asegurar el cumplimiento y conocimiento de la Política de Integridad que orienta las acciones de sus colaboradores, ONG Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas, A.C., ha desarrollado mecanismos de alerta y denuncia de actos de corrupción. El área responsable de verificar que estos sistemas se cumplan es la Comisión Ética de la organización, constituida por sus cinco Directores Ejecutivos.
Esta misma Comisión Ética, ha elaborado una serie de controles que incluyen:
- Análisis de riesgos de corrupción
- Controles financieros y no financieros
- Incorporación de clausula anticorrupción en contratos con colaboradores, clientes o terceras partes, cuyo quebranto es motivo de terminación
- Declaración de no conflictos de interés
- Revisiones periódicas de los análisis de riesgos para la evaluación y mejora de procesos
- Due diligence con objeto de evaluar la relación de la empresa con sus clientes
A través de los instrumentos determinados por esta Comisión Ética, se establecen las formas en las que se da seguimiento al cumplimiento de los procedimientos de control, vigilancia y auditoría; así como a las denuncias realizadas, estableciendo una política de no represalias, que protege la integridad de las colaboradoras, colaboradores y de la organización.
Para dar certeza y solidez a los procesos de control, en cuanto hace a los aspectos financieros de la organización, se recurre al apoyo de un contador externo para la elaboración de informes contables anuales. Otra de las medidas desarrolladas en estos procesos de control, ha sido la incorporación de una cláusula anticorrupción en los contratos de los empleados permanentes o temporales, así como en la de los clientes o terceras partes, de la que su violación es motivo de terminación. Por otra parte, se realiza una evaluación del desempeño del personal a través de la revisión cotidiana de su actuación ética. Asimismo, la Comisión Ética realiza una revisión semestral de la política de integridad y su sistema, para asegurar el aprovechamiento y su pertinencia.
Los sistemas de control proporcionan un marco de legalidad para garantizar el cumplimiento a las normas internas y externas. Así también, permiten definir la metodología de medición, monitoreo y evaluación del sistema de gestión anticorrupción, tendiente a establecer un proceso interno de mejoramiento continuo que se refleje en todos los ámbitos de acción de ONG Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas, A.C.
IV. Sistema de Denuncias
Principios generales
Las líneas de denuncias, líneas de alerta, líneas éticas o las también genéricamente conocidas como buzones de quejas y sugerencias han mostrado ser uno de los instrumentos más efectivos para iniciar investigaciones sobre conductas indebidas a nivel internacional. En México, sin embargo, así como en otros países de América Latina, las líneas de denuncia no han corrido con la misma suerte. A pesar de que el uso de esta herramienta es aún precario en nuestro país, tanto la LGRA como la mejor práctica ética requieren su implementación. En ONG Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas. A.C. cumplimos con los requerimientos de la legislación mexicana en la materia sino también con la mejor práctica internacional.
Los elementos fundamentales de la línea de denuncia son los siguientes:
- Accesibilidad
- Anonimidad
- Confiabilidad
- Independencia de las investigaciones
- Consecuencias (procesos disciplinarios)
- Transparencia para informar resultados a la comunidad
- Pueden incluir denunciantes internos y externos
- Mecanismos para garantizar ´no represalias´
- Credibilidad de que en casos de conductas indebidas los directivos de la empresa informarán a las autoridades
Objetivos y Alcance y Usuarios
El presente documento tiene por objeto establecer el procedimiento de recepción, atención y seguimiento a las quejas y denuncias que se reciban por presuntas conductas contrarias a la política de integridad de ONG Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas. A.C Los objetivos de la línea de denuncia de ONG Contraloría Ciudadana para la rendición de Cuentas, A.C. son múltiples, pero fundamentalmente lo que se busca es incentivar una cultura organizacional en la que cada individuo sienta su empoderamiento para denunciar conductas indebidas, es decir conductas que violan los principios éticos de la empresa, los códigos de conducta empresarial o las leyes vigentes a las que todos debemos respetar. La línea de denuncia busca no solo empoderar, sino también, incentivar una nueva manera de entender nuestras responsabilidades como miembros de la organización, pues todos somos responsables de la integridad empresarial. En materia de integridad nos corresponde a todos cumplir con nuestras funciones y nuestra principal función es velar por que el desarrollo de una cultura de la integridad resulta en la práctica en conductas que se apegan a una cultura de la legalidad, del cumplimiento, de la responsabilidad social y de tolerancia cero a la corrupción. La línea de denuncias establecida por ONG Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas. A.C. permite vigilar la organización a través de los ojos de sus empleados, socios, proveedores y clientes, de acuerdo a lo establecido en los códigos de ética y conducta para corregir y tomar las acciones necesarias. La línea de denuncia es mucho más que un buzón de quejas y sugerencias, pues en ONG Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas. A.C. nos aseguramos que existan los canales adecuados no solo para denunciar sino también para saber si las denuncias serán investigadas y que, de encontrarse que se han cometido conductas indebidas, se implementarán los controles adecuados para que esas conductas no vuelvan a suceder.
Sistema de Denuncias
Las denuncias pueden llevarse a cabo por cualquiera de las personas que trabajan para ONG Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas. A.C. así como por terceras partes sean estos proveedores, clientes y en general cualquier persona interesada. De tal manera que la línea de denuncia ofrece la posibilidad de que las denuncias sean tanto internas como externas.
Los medios que se ponen a disposición de denunciantes son los siguientes:
- Envío de mensaje través del internet, desde nuestro sitio.
- Opción de chat desde nuestro sitio.
- Correo electrónico organizacional.
- Líneas telefónicas.
- Buzón en las instalaciones de la organización.
Recepcion y Clasificacion de Denuncias
ONG Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas. A.C. reconoce que cualquier empleado puede enfrentar dilemas éticos en su vida tanto laboral como privada, por lo que contamos con una política de integridad que establece todas las herramientas éticas requeridas por la legislación mexicana y las buenas prácticas de ética empresarial en materia de integridad, mismos que son la guía que orienta a sus empleados en la toma de decisiones apropiadas para el ejercicio de su cargo, empleo o comisión.
Por lo que a fin de dotar de certeza y seguridad a cualquier persona y en particular a sus empleados, que deseen, en el ejercicio de sus derechos, presentar alguna queja o denuncia por presunto incumplimiento la política de integridad, este documento considera los siguientes puntos medulares: confidencialidad de la información; los medios de presentación (medios electrónicos o físicos); la recepción y registro; la tramitación, y análisis, y finalmente, la resolución o pronunciamiento sobre la queja o denuncia.
Cualquiera que sea el medio por el que se haga la denuncia, el encargado de la función de compliance deberá responder la denuncia dentro de un tiempo razonable que será no mayor a una semana. En su respuesta, el encargado de la función de compliance deberá dar certidumbre al denunciante de que su denuncia se tomará con la seriedad debida y se llevará a cabo una investigación de los hechos denunciados. Si el denunciante prefiere mantener la anonimidad, la denuncia deberá seguir de cualquier manera su curso y desembocar en una investigación interna que será llevada a cabo por el encargado de la función de compliance, quien deberá emitir una conclusión y recomendaciones al director general de ONG Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas. A.C.
Dependiendo de la gravedad de la situación y de las violaciones a la política de integridad, el director general podrá establecer las sanciones correspondientes de acuerdo con el código de investigaciones y sanciones disciplinarias de ONG Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas. A.C. En su caso, el director evaluará también dar conocimiento a la autoridad, si se ha cometido algún ilícito.
De no encontrarse elementos para substanciar los hechos denunciados, se cerrará el caso y el encargado de la función de compliance archivará la documentación correspondiente para las estadísticas y reportes que se deben llevar sobre la línea de denuncia, información que estará disponible de manera semestral para el órgano de gobierno.
En cualquiera de los casos, el encargado de la función de compliance contactará al quejoso, si la denuncia no se hizo de forma anónima para informarle que el caso ha sido investigado de acuerdo a las políticas de la empresa, en todo caso observando la privacidad de la información de acuerdo con la legislación de protección de datos personales. La información que es publicable es solo la información estadística sobre el funcionamiento de la línea de denuncias.
ONG Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas. A.C. llevará a cabo una revisión trimestral del funcionamiento de la línea ética y emitir un reporte estadístico del funcionamiento de la línea de denuncia, así como recomendaciones para su mejora.
ONG Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas. A.C. llevará cabo investigaciones razonables, apropiadas y proporcionales a las denuncias recibidas, y la función de compliance emitirá un reporte en todos los casos.
La línea de denuncias deberá hacerse del conocimiento de todos los empleados y terceras partes con quien la organización lleva a cabo negocios o mantiene relaciones de trabajo.
En todos los casos, la línea de denuncia estará abierta tanto a las partes interesadas interna y externamente.
Elementos a Considerar en las Denuncias
Actuación considerada deshonesta o ilegal
- Soborno
- Desvío de recursos
- Uso indebido de información privilegiada
- Uso indebido de recursos de la empresa para fines personales
- Ofrecer o aceptar regalos, gratificaciones o favores personales por servicios rendidos por la organización
Actuación subjetiva, parcial o discrecional
- Conflictos de interés no declarados
- Prevalencia de intereses personales sobre los intereses de la empresa
- Uso indebido de funciones que pongan en riesgo la reputación de la organización
- Tráfico de influencias o favores por razones de negocios o empleo
Trato indebido o irrespetuoso
- Violencia sexual (hostigamiento y/o acoso sexual)
- Violencia laboral (hostigamiento y/o acoso laboral)
- Trato discriminatorio
- Violencia de género (la ejercida contra cualquier persona sobre la base de su orientación o identidad sexual, sexo o género)
Proteccion De Denunciantes
ONG Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas. A.C. se compromete a no tomar ninguna medida punitiva contra quienes denuncien de buena fe un hecho que pueda considerarse como ajeno a la ética empresarial, falto a la integridad o desalineado con las mejores prácticas internacionales en los negocios. Los nombres de denunciantes no serán socializados, publicados o mencionados en ningún momento. Tanto el encargado de la función de compliance como el director general serán responsables de la privacidad de las denuncias, pues es en el interés de la organización investigar todas y cada una de ellas.
Todos los colaboradores de la empresa, tienen la responsabilidad de dar cumplimiento a las normas de la empresa, en los casos de detectar acciones contrarias a las normas es su responsabilidad reportarlas, esto a través de los diversos sistemas de denuncias habilitados por ONG Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas, A.C.
Asimismo, se cuenta con una serie de procesos disciplinarios y sanciones respecto de quienes lleven acciones contratarías a las normas de la organización dispuestas en su Política de Integridad.
Todos los directores, colaboradores, voluntarios, asociados y terceras partes que tengan una relación con la Organización deberán conocer los principios y prácticas éticas de la Organización y, en línea con la mejor práctica internacional, de no adherirse y actuar conforme a los principios éticos de ONG Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas, A.C. se considerará como un motivo para terminar la relación con nuestra Organización.
Sanciones correspondientes a quienes violen el Código de ética que, dependiendo de la gravedad de la sanción, puede ir desde reprimendas escritas hasta exclusión de la empresa en casos de corrupción.
Cuando se presuman violaciones a cualquier otra disposición normativa o legal, la Comisión Ética de la ONG Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas, A.C., la hará del conocimiento de las instancias competentes.
Queda prohibido llevar a cabo cualquier tipo de represalia en contra de cualquier colaborador que presente una denuncia. En este sentido, ONG Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas, A.C., establece mediante su Órgano Interno de Control un procedimiento enfocado en explicar el uso responsable de los sistemas de denuncia ello con el fin de evitar denuncias falsas.
V. Sistemas y Procesos de Entrenamiento y Capacitación
Políticas De Capacitación y Entrenamiento
Objetivo de la capacitación y entrenamiento
El objetivo general esta política es generar las competencias dentro de Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas ONG a través de planes y programas concretos, diseñados anualmente, con la participación de todos los miembros de la organización, acorde con la visión, misión y objetivos estratégicos. El objetivo es potencializar y desarrollar nuevas actitudes y conductas en todos los niveles en materia de ética e integridad con el propósito de fortalecer una cultura de la integridad que prevalezca sobre todo tipo de consideraciones en el corto, mediano y largo plazos.
Evidentemente, esta política de capacitación en materia de integridad es parte de una política de recursos humanos tendiente a incorporar de mejor manera, en beneficio de la organización, los cambios metodológicos, tecnológicos y organizacionales en las áreas de trabajo propias de nuestra organización y su entorno.
Esta política busca establecer los lineamientos para promover el desarrollo de forma integral y permanente de una cultura organizacional, de acuerdo a las necesidades individuales de cada miembro y de Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas ONG, para cubrir las necesidades de actualización y la mejora permanente de las tareas asignadas.
El objetivo es contar con un procedimiento e instrumento que responda a las necesidades estratégicas de la organización y que sea acorde a las necesidades detectadas que permitan otorgar herramientas de capacitación a los miembros de Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas ONG, con el fin de potenciar sus fortalezas, superar sus deficiencias y contribuir al desarrollo de la organización, siempre con un enfoque ético.
El alcance de esta política es aplicable a todos los miembros del órgano de gobierno, los directivos, los empleados y los voluntarios de Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas ONG.
Requerimientos y compromisos
La sección V del artículo 25 de la Ley general de Responsabilidades Administrativas requiere que las personas morales cuenten con sistemas adecuados de capacitación y entrenamiento respecto de las políticas de integridad.
El propósito de esta política es no sólo cumplir con los requerimientos de esta legislación sino también asegurarse que Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas ONG provee a sus miembros con todos los elementos para el desarrollo de una cultura de la integridad, una cultura de la legalidad y una cultura del cumplimiento.
Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas ONG reconoce que la capacitación y entrenamiento son herramientas fundamentales para contar con personal que pueda llevar a cabo de mejor manera sus funciones. La capacitación y entrenamiento deben ser del alcance de todos los miembros de la organización, sean estos cuadros directivos, gerenciales, empleados operativos o voluntarios.
Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas ONG reconoce que el capital más importante de la organización es el recurso humano y que es obligación de la organización proveer todos los medios para capacitar y entrenar a sus miembros para que estos pueden no solo llevar a cabo de mejor manera su función sino también para que las políticas internas sean socializadas, difundidas y entendidas por todos al interior y sean así de aplicación generalizada.
Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas ONG se compromete a capacitar a todos los integrantes del órgano de gobierno, directores, empleados y voluntarios en materia de integridad y políticas anticorrupción. Para tal efecto, al inicio de cada año el director general propondrá al órgano de gobierno un diagnóstico de necesidades y un plan anual de capacitación en el que se indicarán cuáles son las necesidades de capacitación tanto de los miembros del órgano del órgano de gobierno, así como de los directivos, empleados y voluntarios. A su vez, el plan anual deberá incluir programas de capacitación y entrenamiento ad hoc a las necesidades de cada función o puesto para que cada miembro de la organización cumpla con sus obligaciones en materia de integridad y ética.
Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas ONG reconoce que ningún enfoque sistémico en materia de integridad y ética están completos sin el apoyo de un programa de capacitación y entrenamiento. De hecho, en la mejor práctica internacional, y en las legislaciones más avanzadas, e incluso en la propia legislación mexicana, es un requerimiento de cualquier sistema de gestión de la ética organizacional, la inclusión de un programa robusto de entrenamiento.
La capacitación y entrenamiento, como lo requiere la sección V del artículo 25 de la LGRA, deberá ser robusto respecto a las medidas de integridad de la organización. De tal manera que el programa de capacitación y entrenamiento deberá incluir cuando menos los temas de ética y conducta relevantes, así como las responsabilidades y funciones de cada miembro de la organización en sus respectivos puestos.
Elementos del sistema de capacitación y entrenamiento
La función de compliance, en coordinación con el área de recursos humanos, diseñará un plan anual de capacitación atendiendo al diagnóstico de necesidades de capacitación y entrenamiento de cada individuo respecto a la función o puesto de trabajo que desempeñan en la organización.
El contenido de este plan se basará en un contexto metodológico en la mejor práctica nacional e internacional en materia de ética e integridad. El proceso de diseño del plan de capacitación tendrá cuatro etapas que son:
- Detección de necesidades
- Diseño y planificación del programa de trabajo
- Ejecución de la capacitación y entrenamiento
- Evaluación y reporte de los resultados de la capacitación y el entrenamiento
- Las cuatro etapas deberán contar con la participación de los siguientes actores: órgano de gobierno, director general, jefes de línea, empleados y voluntarios. La función de recursos humanos en coordinación con el encargado de la función de compliance, llevarán a cabo la consulta anual de necesidades para la elaboración del diagnóstico.
Temas
- Política de Integridad
- Modelo de cero tolerancia a la corrupción
- Principios de ética y modelos de conducta para cumplir con la política de integridad
- Riesgos en materia de integridad y ética organizacional
- Estructura, organigrama y procedimientos
- Las políticas generales de la organización
- Funcionamiento de la línea de denuncia, incluyendo investigaciones y sanciones
- La función de compliance y sus responsabilidades
- Procesos de control interno
- Equidad y políticas antidiscriminatorias
Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas ONG se compromete a facilitar los recursos necesarios para que la capacitación y entrenamiento se lleven a cabo en beneficio de todos. El propósito fundamental es asegurarse que todos los miembros de la organización conocen, entienden y saben qué hacer en materia de ética empresarial, cumpliendo así con el requerimiento de publicidad y socialización al interior del marco normativo en materia de integridad.
Adicionalmente, y de acuerdo a las necesidades de la función y puesto, cada miembro de la organización deberá acreditar que conoce los riesgos en materia de integridad a que están expuestos debido al trabajo que desempeñan y a los actores externos con quienes interactúan. Con tal propósito, Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas ONG facilitará también los recursos necesarios para este tipo de capacitación ad hoc.
La asistencia a los programas de capacitación y entrenamiento con obligatorios para todos los miembros de Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas ONG, sean estos miembros del órgano de gobierno, directivos, empleados o voluntarios de la organización.
El encargado de la función de compliance en Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas ONG llevará un récord de todos los programas de capacitación que se lleven a cabo durante el año, incluyendo los siguientes elementos probatorios:
- Temario del programa
- Objetivos del programa de capacitación
- Número de horas de capacitación
- Lista de asistencia firmada por cada asistente
- Materiales de capacitación usados
Adicionalmente, el encargado de la función de compliance en Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas ONG emitirá un reporte anual del avance en materia de capacitación y entrenamiento, el cual deberá ser del conocimiento del órgano de gobierno y de la dirección general.
En el expediente individual de cada miembro de la organización deberá incluirse un récord de los programas, cursos y otras oportunidades de capacitación y entrenamiento a los que hubiesen asistido cada uno de los miembros del órgano de gobierno, directivos, empleados o voluntarios de la organización. El récord de capacitación y entrenamiento incluirá la información de seguimiento que permita identificar la manera en que las necesidades de capacitación y entrenamiento han sido cumplidas por cada miembro de la organización.
- Título del programa de capacitación o entrenamiento
- Objetivo del programa de capacitación y entrenamiento
- Fecha y número de horas
- Acreditación (si se extendió alguna constancia)
Formato para ser utilizado en los récords individuales de los expedientes de cada miembro de Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas ONG.
Sistemas y Procesos de Entrenamiento y Capacitación
Definición del entrenamiento y capacitación respecto de la política de integridad.
ONG Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas, A.C., cuenta con un sistema de capacitación y actualización continua, respecto de la Política de Integridad, del Código de Ética, de la Política de Equidad de Género, Conducta y demás normas, con el fin de generar una comprensión de lo que significa tener este tipo de regulaciones internas.
A través de este sistema de capacitación, las y los colaboradores, reciben la formación indispensable para llevar a cabo funciones dando pleno cumplimiento a todos los elementos normativos de la empresa. Se capacita a todos los miembros de la empresa de acuerdo a sus tareas y niveles de riesgos a que están expuestos en materia de conductas indebidas en el desempeño de sus tareas, sobre todo a quienes tienen trato directo con miembros de los gobiernos.
Este Sistema está impulsado a partir de acciones institucionales, conductuales y culturales a través de dos acciones centrales:
- Liderazgo efectivo en materia de ética empresarial.
- Capacitación permanente de sus colaboradores en materia de ética empresarial.
A. Liderazgo Efectivo en Materia de Ética Empresarial
El papel de los líderes de las organizaciones de la sociedad civil en la promoción de buenas conductas es de gran relevancia. La buena coordinación de los líderes para la promoción de una cultura ética es indispensable. Si los líderes actuan de manera ejemplar, el programa de promoción de una cultura ética tendrá éxito. De ahí que es muy imporante que las decisiones y acciones de estos líderes se basen en controles de vulnerabilidad, análisis de riesgos y sistemas de gestión del cumplimiento y anticorrupción, los cuales deben implementarse con un enfoque sistémico y mediante el uso de metodologías y herramientas probadas que repliquen las mejores prácticas internacionales para garantizar la integridad y la transparencia.
B. Capacitación Permanente de los Colaboradores de ONG CCRC En Materia de Ética Empresarial
Los programas de capacitación de ONG Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas, A.C. promueven el conocimiento y la aplicación del andamiaje normativo, así como la internalización de un carácter moral que permita a nuestros colaboradores distinguir entre alternativas o dilemas éticos.
Los programas de capacitación de ONG Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas, A.C. toman en cuenta el papel del liderazgo para motivar la conducta ética entre todos los actores que participan en la Organización, con el objetivo de contar con un enfoque que promueva la “competencia ética” y que permita resolver dilemas éticos en un contexto realista. El papel de la motivación es tan importante como el contenido de la propia normativa y sistemas organizacionales.
Las líneas de capacitación que se delínean aquí están basadas en desarrollar una motivación en todos los niveles para actuar con integridad profesional, evitar conflictos de intereses y resolver “dilemas éticos”. Ello a partir de una idea clara de la prioridad del interés empresarial, así como también, a partir de la capacidad de razonar moralmente para identificar todas las aristas de la responsabilidad empresarial.
El programa que orienta nuestro sistema de capacitación está dirigido a dar cobertura en las áreas de adquisiciones, contrataciones y políticas públicas. El propósito de capacitatar a todos nuestros colaboradores está en fortalecer sus conocimientos, experiencias, habilidades y competencias, al mismo tiempo que reforzar las prácticas éticas, conductas íntegras y transparencia de sus intervenciones. El programa ayudará a los participantes a evitar conductas indebidas que afecten la ética empresarial, la integridad y la reputación de la institución donde prestan sus servicios.
El programa provee de elementos analíticos, herramientas metodológicas y principios de las mejores prácticas internacionales para que nuestros colaboradores puedan identificar, evaluar y prevenir la comisión de conductas indebidas ya sea por omisión, desconocimiento o falta de “debido proceso” bajo el supuesto de que la ética empresarial es no sólo cumplir con la normatividad vigente sino también asumir un compromiso de responsabilidad, transparencia e integridad en todas nuestras conductas y tareas, que sea honesta, leal y ejemplar.
El Programa de Capacitación fomenta el desarrollo de una cultura ética basada en la responsabilidad, la transparencia y la integridad en las áreas de adquisiciones y contrataciones. Las diferentes secciones del programa incluyen tanto presentaciones de expertos, como prácticas para consolidar el conocimiento aprendido con el fin de desarrollar y poner en contexto los elementos básicos de un sistema de gestión que cumpla con los requerimientos de la normatividad mexicana y pueda incluir también elementos de las buenas prácticas internacionales.
Temario impartido
- Principios de Ética para organizaciones de la sociedad civil (OSC)
- Códigos de Ética y Códigos de Conducta (Contenidos, Procesos, Sistemas) - Políticas y Lineamientos Anticorrupción para OSC
- La Formación “Éticamente Competente”
- Los Costos de Conductas Indebidas
- Las Responsabilidades de las organizaciones de la sociedad civil (OSC). Contexto nacional y Global.
- La Ley General de Responsabilidades Administrativas (Principios, Responsabilidades, Sanciones - para Empresas Proveedoras) y su contraste con mejores prácticas internacionales
- Lineamientos de la Secretaría de la Función Pública en Materia de Ética y mejores prácticas internacionales
- Principios del Sistema Nacional Anticorrupción
- Análisis de Riesgos en Materia de Contrataciones Públicas
- El Principio de ´Good Value for Money´ en Contrataciones Públicas
- Elementos Básicos de Due Diligence en Contrataciones Públicas
- Mejores Prácticas Internacionales en Ética y Cumplimiento
- Toma de Decisiones en Situaciones Complejas (Conflicto de Intereses, Dilemas Éticos, Denuncias de Conductas Indebidas)
- Elementos Básicos de un Sistema de Gestión Anticorrupción
- Motivación Organizacional para el Desarrollo de Conductas Responsables, Transparentes y Éticas
- El Papel del Liderazgo en el Desarrollo de una Cultura de la Integridad
- Sesión Práctica con Dilemas Éticos
- Evaluación Final
VI. Manual De Recursos Humanos
El principal objetivo del manual de recursos humanos es establecer un documento de apoyo administrativo que defina los lineamientos que orientan y guían la ejecución de las funciones de cada una de las diferentes áreas de ONG Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas, A.C. Además, este manual tiene también como propósito establecer la mejor forma de llevar a cabo las actividades de nuestra organización para conseguir el máximo rendimiento de todos los miembros de ONG Contraloría Ciudadana para la rendición de Cuentas, A.C.
Todas las decisiones tomadas por la dirección y la función de recursos humanos de acuerdo a este manual tienen como fin establecer cómo se deben realizar las diferentes tareas y actividades dentro de la organización, y sirven de apoyo para dar solución a los diferentes problemas o imprevistos que puedan surgir en un momento determinado. Los objetivos generales de este manual son:
- Establecer formas de trabajo
- Reglamentar lo procesos de selección de personal
- Aumentar la eficiencia de la organización
- Fomentar la capacitación de los empleados
- Definir retribuciones y condiciones laborales
- Mantener clima laboral adecuado
- Mejorar la motivación laboral
- Resolver problemas con facilidad
Adicionalmente, los objetivos específicos son:
- Informar detalladamente a sus integrantes las políticas generales y de cada una de las áreas de la organización.
- Describir en forma específica los lineamientos que se deben cumplir en los procesos y operaciones de nuestra organización.
- Contribuir a la adecuada inducción del personal de nuevo ingreso, al detallar las políticas que deben seguir al realizar sus funciones.
- Incrementar la productividad de los trabajadores, mediante su continua actualización.
- Contar con un marco de referencia que regule los patrones de trabajo dentro de los estándares éticos de la organización contenido en las políticas de integridad.
Alcance de este manual
El manual de recursos humanos es de aplicación general en toda la organización para directivos y empleados de ONG Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas, A.C. y busca contribuir a que la organización alcance sus metas, dentro de parámetros éticos y en una forma socialmente responsable.
La función de Recursos Humanos
Esta función organizacional será desempeñada por quien sea nombrado por la dirección general o puede estar ubicada en la misma dirección general. Las tareas de la función de recursos humanos en ONG Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas, A.C. son las siguientes:
- Reclutamiento y selección de personal
- Diseño de un plan estratégico para reclutar y mantener talento
- Capacitación y entrenamiento
- Evaluación del desempeño
- Desarrollo de un clima organizacional productivo
- Programas de motivación del personal
- Remuneraciones y prestaciones
- Promoción y respeto de la diversidad y equidad en el trabajo
- Administración y actualización de los expedientes individuales de todos los miembros de la organización
- Fortalecimiento de una cultura de la integridad, trabajando en coordinación con la función de compliance
- Sistema central de información en materia de recursos humanos
Recursos Humanos y Ética
Es una tarea de la función de recursos humanos trabajando con el director general y el órgano de gobierno, así como con el encargado de la función de compliance, para evitar el reclutamiento de personas que pueden significar un daño patrimonial o reputacional a ONG Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas, A.C. y para lograr este propósito se deberán seguir los procesos de reclutamiento y selección de acuerdo a los procedimientos especificados en este manual. El ciclo de empleo comienza con el entendimiento claro de las funciones y puestos que existen en ONG Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas, A.C. seguidos de los planes formulados para llenarlos a través de procesos de reclutamiento y selección que tienen como base los principios éticos y no discriminación a que se adhiere esta organización.
Clima laboral productivo
Es parte de la tarea de la función de recursos humanos la implementación de sistemas organizacionales que alienten la motivación, productividad y desempeño adecuado de todos los empleados de ONG Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas, A.C. Las estrategias para la creación de un clima laboral productivo que sea ético, equitativo y remunerados para todos los empleados estará basado en los siguientes principios:
- Un ambiente de apoyo
- Un clima de aprendizaje
- Promover respeto a todos y entre todos
- Evitar cualquier tipo de discriminación promoviendo activamente la equidad
- Liderazgo efectivo que conduce con el ejemplo
- Escuchar el feedback de los empleados
- Flexibilidad en el lugar de trabajo
- Reconocer los logros de los empleados
- Dar autonomía a los empleados
- Crear programas de aprendizaje y desarrollo profesional
- Procesos, tareas y organización claros para evitar estrés laboral
- Fomentar las tareas en equipo
- Programar actividades fuera del trabajo
- Sistema de incentivos y sanciones adecuado
- Desarrollo de una cultura organizacional basada en:
- La integridad
- El cumplimiento
- La legalidad
- La equidad
- La transparencia
- El profesionalismo
- El aprendizaje continuo
- El respeto a los colegas
- El trabajo en equipo
- La transparencia
La Ética en las Relaciones de Trabajo
Todos los miembros de ONG Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas, A.C. deberán tener conocimiento de las políticas de integridad de la organización y conocer sus responsabilidades establecidas en ellas. Es obligatorio para todos los empleados asistir a los programas, talleres, cursos y eventos de capacitación en materia de integridad y ética, así como implementar en sus actividades todos los principios y normas de conducta establecidos en las políticas de integridad.
ONG Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas, A.C. hace claro a todos sus empleados que la organización tiene una política de cero tolerancia a la corrupción y a todo tipo de actos indebidos.
Toda conducta inapropiada que contravenga lo establecido en las políticas de integridad de ONG Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas, A.C. que sea denunciada o sea de conocimiento de los directivos será investigada, y de concluirse que se las políticas de integridad de la organización no han sido aplicadas, se procederá a una sanción disciplinaria. De haberse cometido un delito, la dirección de ONG Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas, A.C. deberá de reportarlo a las autoridades correspondientes.
Responsabilidades Éticas de los Empleados
En el marco de las políticas de integridad de ONG Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas, A.C. todos los empleados tienen una función que cumplir. La implementación de las políticas de integridad es responsabilidad de todos. Los programas de capacitación en materia de integridad tendrán como objetivo mantener a todos los empleados actualizados sobre sus responsabilidades en esta materia.
Todos los empleados tienen la obligación de denunciar la sospecha o el conocimiento directo que tengan de una conducta indebida que contravenga las disposiciones del código de ética. Para tal propósito podrán utilizar los canales de la línea de denuncia establecida en las políticas de integridad de ONG Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas, A.C. Todas las denuncias deberán hacerse de buena fe y aportando la evidencia de que pueda disponer el empleado denunciante. ONG Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas, A.C. por su parte, se compromete a investigar todas las denuncias que se hagan de buena fe.
Es obligación de todos los empleados asistir a los programas, talleres, cursos y eventos de capacitación y entrenamiento cuando así sea requerido por los directivos de la organización y el encargado de la función de compliance.
Es obligación de los empleados contribuir con las investigaciones que se lleven a cabo en materia de integridad en la organización, ya sea que estas se lleven a cabo por la dirección y la función de compliance, o por investigadores externos autorizados por ONG Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas, A.C.
Formatos en Materia de Integridad
Todos los empleados deberán llenar y firmar anualmente una carta en la que confirman que han recibido, leído y entendido las políticas de integridad de ONG Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas, A.C. y que están enterados de sus obligaciones en materia de ética, integridad, cumplimiento, legalidad y profesionalismo contenidas en dichas políticas. Los empleados nuevos deberán también recibir una copia de las políticas de integridad y, a su vez, llenar y firmar la carta en la que confirman su conocimiento de esas políticas, así como el entendimiento de sus obligaciones en el marco de dichas políticas. Dichas declaraciones juradas deberán archivarse como parte de los expedientes individuales en los récords de administración de personal por el encargado de la función de recursos humanos.
Los formatos para las declaraciones juradas de los empleados deberán estar actualizadas por los encargados de la función de recursos humanos y de la función de compliance de la organización.
Todos los empleados, de acuerdo a los riesgos de la función o el puesto que desempeñan, deberán también declarar la posible existencia de conflictos de interés y excusarse de tomar parte en asuntos en los que potencialmente los intereses de ONG Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas, A.C. se puedan poner en riesgo debido a intereses del empleado en otras empresas o en agencias gubernamentales que puedan causar daño comercial, patrimonial o reputacional a la organización.
De igual manera, todos los empleados deberán de llenar un formato de entrega (y recepción) de regalos cuando esto sea relevante en la función, puesto y actividad que desempeña. La política de ONG Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas, A.C. es de cero regalos en el ejercicio de las actividades encomendadas o al actuar en nombre de la organización.
Formatos (en Anexos)
- Carta de conocimiento de las políticas de integridad
- Declaración de conflictos de intereses
- Manifestación de vínculos con miembros del gobierno
- Declaración de entrega de regalos
- Declaración de salida de bienes que son propiedad de la organización para trabajo remoto
Estrategias de recursos humanos para minimizar riesgos
La función de recursos humanos de ONG Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas, A.C. hará uso de las herramientas de gestión apropiadas para minimizar los riesgos de corrupción del personal expuesto. El personal expuesto será sujeto a supervisiones documentadas de forma periódica.
Estas herramientas buscarán minimizar los riesgos de corrupción de acuerdo a las prioridades de los riesgos identificados en la matriz y mapa de riesgos y se aplicarán de manera tal que puedan minimizar (idealmente eliminar).
Proceso de Selección Del Personal
- Análisis y detección de necesidades. Análisis y detección de necesidades derivado de los puestos desempeñados en la Organización.
- Reclutamiento. Una vez que se han detectado las necesidades de los puestos a incorporar, se desarrolla el proceso de selección o reclutamiento a través de oferta de empleo.
- Recepción de candidaturas. Recepción de currículums de los candidatos.
- Preselección. Una vez recibidos los currículums, se realiza una preselección de candidatos, a fin de detectar los perfiles ideales para la organización.
- Pruebas. Los candidatos preseleccionados habrán de presentarse en el domicilio de la organización, para la realización de pruebas determinadas con el perfil postulado, para detectar las habilidades y competencias requeridas para el puesto que queremos cubrir.
- Entrevista. La entrevista con los candidatos es uno de los aspectos más relevantes del proceso de selección, donde se consta de forma directa las habilidades y la experiencia del candidato.
- Investigación. Se realiza una investigación para saber el pasado de estos candidatos, para asegurar que no tengan antecedentes o puedan generar un riesgo muy alto en materia de corrupción.
- Valoración y decisión. Análisis y valoración de los perfiles de los candidatos entrevistados, respecto de la descripción del puesto de trabajo diseñado.
- Contratación. La contratación se dará una vez elegido el perfil más adecuado para el puesto ofertado. Es en este momento, en el que se detallan los aspectos legales y contractuales de la contratación. Entre los que destaca la incorporación de una cláusula anticorrupción que, de ser violada, es motivo de terminación de la relación contractual.
- Incorporación. Durante este punto de la selección del personal, se realiza el acompañamiento al nuevo integrante de la organización, con el propósito de incorporarlo a las actividades cotidianas de la organización, pero también a la Política de Integridad, las Normas Internas y el Código de Conducta imperantes en la Organización.
- Seguimiento. Finalmente, se realiza un seguimiento a corto medio y largo plazo, a través de formatos de encuestas y valoraciones de desempeño.
Cláusulas de No Discriminación
Todos los directores, colaboradores, voluntarios, asociados y terceras partes que tengan una relación con la Organización deberán conocer los principios y prácticas éticas de la Organización y, en línea con la mejor práctica internacional, de no adherirse y actuar conforme a los principios éticos de ONG Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas, A.C. se considerará como un motivo para terminar la relación con nuestra Organización.
ONG Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas, A.C. considera estas Políticas como un compromiso que asume como empresa éticamente responsable. Por lo que adopta, apoya y promulga, dentro de su esfera de influencia, el siguiente conjunto de valores fundamentales en las áreas de derechos humanos, normas laborales, medio ambiente y anticorrupción:
- Apoyar y respetar la protección de los derechos humanos fundamentales, reconocidos internacionalmente, dentro de su ámbito de influencia.
- Asegurar de que sus empresas no son cómplices en la vulneración de los Derechos Humanos.
- Apoyar la libertad de afiliación y el reconocimiento efectivo del derecho a la negociación colectiva.
- Apoyar la eliminación de toda forma de trabajo forzoso o realizado bajo coacción.
- Apoyar la erradicación del trabajo infantil.
- Apoyar la abolición de las prácticas de discriminación en el empleo y la ocupación.
- Mantener un enfoque preventivo que favorezca el medio ambiente.
- Fomentar las iniciativas que promuevan una mayor responsabilidad ambiental.
- Favorecer el desarrollo y la difusión de las tecnologías respetuosas con el medio ambiente.
- Trabajar contra la corrupción en todas sus formas, incluidas extorsión y soborno.
Estrategia para Evitar Incumplimiento de Normas Internas y Políticas de Integridad
El compromiso con las políticas y los valores descritos, se fortalecen a través de los sistemas de capacitación permanente, orientados en términos de integridad, imparcialidad, confidencialidad, honestidad y calidad en términos de los servicios que ofrecemos.
El comportamiento de los consultores y capacitadores es la imagen de la empresa y debe regirse por los valores generales de la ética de la empresa, pero también por valores que sustenten conductas específicas en las tareas profesionales. Los valores son los siguientes:
- Integridad: Realizamos nuestra labor con un alto grado de ética, y acorde a nuestros valores y principios. Anteponemos siempre el cumplimiento de nuestras obligaciones éticas en todas nuestras actividades al beneficio personal
- Imparcialidad: Somos apartidistas y no emitimos juicios de ningún tipo que no se relacionen estrictamente con nuestra actividad laboral.
- Confidencialidad: La información que recibimos de las organizaciones para quienes trabajamos se usa exclusivamente para fines relacionados con los servicios ofrecidos y se trata en acuerdo con las leyes de confidencialidad de datos.
- Honestidad: Realizamos nuestras actividades profesionales con transparencia y claridad. Ofrecemos nuestros servicios a costos que consideramos justos. Informamos a nuestros prospectos y clientes el conjunto de elementos a entregar y las condiciones de los mismos.
- Excelencia: Tanto nuestros servicios de consultoría como de capacitación son desarrollados y adaptadas sobre la base de la preparación continua y la actualización de las mejores prácticas internacionales.
Asimismo, hemos desarrollado un esquema de aseguramiento de los intereses de la Organización a partir de:
- Promover el respeto a los derechos humanos entre las y los colaboradores de ONG Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas, A.C. así como a la sociedad en conjunto.
- ONG Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas, A.C. se trabajará en promover un ambiente laboral basado en el respeto personal y profesional de todas y todos los colaboradores.
- Hacer de la ética, transparencia, acceso a la información, y la anticorrupción, principios institucionales para el desarrollo de todos los trabajos realizados por ONG Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas, A.C.
- Trabajar en proceso de difusión en todas las plataformas disponibles, del Código de Conducta, Política de Integridad y de más elementos de que regulen las actividades de ONG Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas, A.C.
- Trabajar en establecer relaciones interinstitucionales a nivel nacional e internacional con el objetivo de fortalecer, los principios que rigen los trabajos de ONG Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas, A.C.
- Promover al interior de ONG Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas, A.C. mecanismos y acciones en materia de organización y control interno con el fin de evitar la presencia de actos de corrupción y/o que vayan en contra de la Ley.
- Fomentar en las y los colaboradores de ONG Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas, A.C. el respeto y cumplimiento a los principios establecidos en la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos y las Leyes que de ella emanen.
- Promover entre las y los colaboradores ONG Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas, A.C. el pleno cumplimiento tanto del Código de Conducta, Política de integridad y demás elementos en la materia.
VII. Mecanismos de Transparencia y Publicidad de los Intereses
ONG Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas, A.C. tiene como meta promover de manera genuina la cultura de la transparencia en las organizaciones del sector público y privado. Por ello, nuestra visión primordial es que, aún más allá de cumplir con el marco normativo y las leyes existentes, las organizaciones se distingan por su alto grado de integridad y su cultura ética.
En ese sentido, hemos definido que la información de los programas, proyectos y servicios de la organización, resulta pública de acuerdo a los términos en los que se haya acordado con el cliente.
Asimismo, los espacios para la difusión de esta información es el sitio web de la organización: www.contraloriaciudadana.org.mx.
De esa manera, existen un canal de transparencia abierto a través del sitio web institucional, así como a través del correo de contacto: contacto.contraloriaciudadana@gmail.com y mediante el teléfono de oficinas centrales: (55) 5286 5847.
X. Apéndice
Formatos de las Políticas de Integridad
FORMATO DE DENUNCIAS
1. Identificar el tipo de conducta o sospecha de actos indebidos.
Actuación considerada deshonesta o ilegal
- Soborno
- Desvío de recursos
- Uso indebido de información privilegiada
- Uso indebido de recursos de la empresa para fines personales
- Ofrecer o aceptar regalos, gratificaciones o favores personales por servicios rendidos por la organización
Actuación subjetiva, parcial o discrecional
- Conflictos de interés no declarados
- Prevalencia de intereses personales sobre los intereses de la empresa
- Uso indebido de funciones que pongan en riesgo la reputación de la organización
- Tráfico de influencias o favores por razones de negocios o empleo
Trato indebido o irrespetuoso
- Violencia sexual (hostigamiento y/o acoso sexual)
- Violencia laboral (hostigamiento y/o acoso laboral)
- Trato discriminatorio
Descripción de los hechos denunciados (incluyendo la evidencia si existe alguna):
Formato de récords individuales de los expedientes de cada miembro de ONG Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas, A.C.
Atentamente
Nombre y firma:
Carta de Conocimiento de las Políticas de Integridad
Director de Cumplimiento
ONG Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas, A.C.
Presente
Fecha:
Nombre del empleado:
Estimado director
Me permito hacer de su conocimiento que he recibido y leído las Políticas de Integridad de ONG Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas, A.C. y que entiendo el significado, el propósito y mis obligaciones como empleado de la organización en materia de ética, integridad y anticorrupción. Entiendo que, en caso de dudas o falta de claridad, acerca de cómo actuar en caso de ´dilemas éticos´, debo consultar con mi superior jerárquico de línea o con el director encargado del área de cumplimiento o el director general de la organización.
De igual manera hago constar que conozco los procedimientos para reportar conductas indebidas de las que tenga conocimiento, haciendo uso de los canales adecuados establecidos por la organización a través de la línea de denuncia, en el entendido de que ONG Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas, A.C. opera una política de tolerancia cero a la corrupción.
Además, me comprometo a cumplir con los principios, valores y conductas establecidos en las Políticas de Integridad, y llevar a cabo mis labores con apego total a la ley, las normas internas y las indicaciones éticas de mis superiores.
Atentamente
Nombre y firma:
Declaración de Entrega de Regalos
Director de Cumplimiento
ONG Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas, A.C.
Presente
Fecha:
Nombre del empleado:
Estimado director
Me permito hacer de su conocimiento que habiendo leído y entendido las Políticas de Integridad de ONG Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas, A.C. comprende que no estoy autorizado a recibir regalos de proveedores, clientes o ´terceras partes´ en general en el desempeño de mis actividades como empleado de la organización.
Manifiesto, a protesta de decir verdad, haber recibido un regalo al sentirme impedido para declinarlo, por lo que lo pongo a disposición del encargado del área de cumplimiento para que se proceda de acuerdo a la normatividad interna.
Fecha de recepción del regalo:
Proveniente de (persona física o persona moral):
Naturaleza del regalo:
Razones por las que no se pudo rechazar:
Nombre y firma:
Declaración de Conflicto de Interés
Director de Cumplimiento
ONG Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas, A.C.
Presente
Fecha:
Nombre del empleado:
Me permito hacer de su conocimiento que habiendo leído y entendido las Políticas de Integridad de ONG Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas, A.C. comprendo que es mi obligación declarar cualquier conflicto de intereses en los que mis intereses privados (sean estos familiares, comerciales o personales) se encuentren en una situación de conflicto, se contrapongan o potencialmente sean de una naturaleza competitiva con los de la organización.
Manifiesto, a protesta de decir verdad, que encuentro potencial conflicto de interés en los siguientes asuntos:
Naturaleza del conflicto de interés (persona física o moral):
Proyecto o interés de ONG Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas, A.C. en riesgo:
Nombre y firma:
Manifestación de Vínculos con Miembros del Gobierno
Director de Cumplimiento
ONG Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas, A.C.
Presente
Fecha:
Nombre del empleado:
Me permito hacer de su conocimiento que habiendo leído y entendido las Políticas de Integridad de ONG Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas, A.C. comprendo que es mi obligación declarar cualquier relación con miembros relevantes de los gobiernos que puedan afectar mi desempeño laboral en la organización, así como los proyectos y contratos en los que trabajamos.
Manifiesto, a protesta de decir verdad, que tengo las siguientes relaciones cercanas con miembros de los gobiernos:
Nombre y firma:
Declaración de Salida de Bienes que son Propiedad de la Organización para Trabajo Remoto
Director de Cumplimiento
ONG Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas, A.C.
Presente
Fecha:
Nombre del empleado:
Me permito hacer de su conocimiento que habiendo leído y entendido las Políticas de Integridad de ONG Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas, A.C. comprendo que es mi obligación declarar todos los bienes materiales que son propiedad de la organización que sean sustraídos de las oficinas con el propósito de hacer trabajo en casa o en otro lugar en el desempeño de mis labores.
En cumplimiento con las Políticas de Integridad al respecto, declaro que para llevar a cabo trabajo remoto son sustraídos los siguientes bienes de las oficinas (que serán devueltos a su lugar usual en las instalaciones de la organización tan rápido como la tarea remota sea completa.
Fechas en que los bienes estarán en otro(s) sitio:
Lugar del sitio donde estarán los bienes:
Bienes propiedad de la organización:
Razón o propósito de la tarea remota:
Nombre y firma:
POLÍTICAS DE INTEGRIDAD
ONG Contraloría Ciudadana para la Rendición de Cuentas, A.C.
La sociedad organizada en tareas de verificación, vigilancia, seguimiento y evaluación en asuntos de interés público.